StarParaph

StarParaph® est un parapheur électronique full web, qui permet de définir le circuit d'approbations, de visas et de signatures (workflow) requis pour qu’un document soit validé.

POINTS CLÉS DU PARAPHEUR ÉLECTRONIQUE

Dans un environnement bien connu par les différents acteurs de l’entreprise (navigateur WEB classique), StarParaph® fait circuler les documents pour les présenter à chacun des membres du circuit de validation qu’ils doivent parcourir.

StarParaph® vous fournit l’assurance que tout document soumis à un circuit sera présenté, dans l’ordre établi à l’ensemble des acteurs qui doivent l’approuver.

 

Les circuits sont configurés par l’autorité d’administration de StarParaph® ou peuvent être créés « à la volée » si le document échappe aux règles pré-établies.
Un circuit est constitué d’un certain nombre d’étapes pour lesquelles une population (utilisateurs ou groupe d’utilisateurs) est autorisé à intervenir. Chaque étape peut être conditionnelle : par exemple le circuit de validation des notes de frais doit passer par la Direction Générale si le montant total d’une note dépasse un plafond prédéfini.

Dès sa connexion (sécurisée par mot de passe), l’utilisateur découvre sur son espace de travail les documents en attente d’une décision de sa part (ou de la part de son groupe d’utilisateurs). Il peut par ailleurs vérifier l’état d’acheminement des documents qu’il a préalablement soumis, et gérer ses délégations.

Décider peut demander des éclairages supplémentaires. A cette fin, les utilisateurs pourront, avant de valider un document, établir un circuit de consultation qui leur permettra d’obtenir des avis supplémentaires sur le document et son contenu. A l’issue de ce ‘sous-cuircuit’ la prise de décision redevient possible.

Les utilisateurs autorisés à intervenir sur une étape donnée disposent de plusieurs possibilités de décision : acceptation (validation définitive s’il s’agit de la dernière étape du circuit), refus définitif, rejet pour correction. Selon les autorisations qui lui ont été accordées, l’utilisateur peut ajouter au document des commentaires (post-it électronique) ou lui attacher des fichiers complémentaires.

Lorsqu’un document franchit avec succès la dernière étape d’un circuit, il est définitvement validé. Il peut alors être expédié par mel vers sa destination (après une éventuelle signature électronique), ou imprimé pour envoi par courrier ou soumis à tout autre traitement préalablement configuré par l’Aministrateur du circuit.
Les documents peuvent aussi être automatiquement archivés par StarSafe®. Outre le document, StarParaph® versera également l’ensemble des commentaires qui ont été rédigés par les intervenants, les fichiers qui lui ont été attaché pendant qu’il évoluait vers sa validation ainsi que la trace précise des validations qui ont été effectuées (date, heure, décison et nom de l’intervenant).

Qui ne s’est jamais trompé ? StarSafe® tient compte de l’humaine faiblesse et accorde aux utilisateurs un droit de remord : revenir sur le décision prise reste possible tant que le décisionnaire suivant dans le circuit n’a pas pris sa décision.

StarParaph® est conçu pour supporter les communications chiffrées (https) afin de garantir une totale sécurité sur les échanges.
Par ailleurs, pour chaque circuit il est possible d’embrayer le système de contrôle d’intégrité embarqué qui permet de s’assurer, tout au long du processus et y compris après archivage électronique par StarSafe® que le document n’a subi aucune altération.

Couverture fonctionnelle
  • Créer un original PDF éventuellement signé;
  • pouvoir y joindre des documents annexes;
  • pouvoir y ajouter des commentaires (post-it électronique) horodatés(ex. : pour faire suite à votre demande…);
  • configurer des circuits hiérarchiques et non hiérarchiques;
  • accompagner chaque document d’un historique des actions, donnant son état dans le circuit;
  • synthétiser les actions effectuées ou restannt à effectuer pour le document dans le circuit (fiche de circulation);
  • permettre les annotations de personne à personne;
  • gérer les notifications par mail;
  • gérer les retards et les relances dans le respect des délais;
  • offrir une interface unique pour toutes les fonctionnalités;
  • être appropriable par les utilisateurs en quinze minutes;
  • pouvoir ressortir tous les événements;
  • garantir l’intégrité des documents pendant tout son cycle de traitement;;
  • préserver la confidentialité en sécurisant les échanges;
  • gérer les droits d’accès;
  • gérer des délégations;
  • permettre l’envoi d’un document validé par e-mail, par courrier ou tout autre traitement configuré;
  • proposer l’archivage électronique (interface automatique avec StarSafe) du document et de l’ensemble des fichiers annexés et/ou de l’historique des actions;

DÉCOUVREZ LES PRINCIPALES CARACTÉRISTIQUES
  • Utilisation avec tout OS (application web : Mac – UNIX – Linux – Windows)
  • Compatibilité totale avec tous types de fichiers (bureautique, images, sons, ASCII, etc.)
  • Administration complète
  • Interfaces utilisateurs intuitives
  • Version française, anglaise, aisément adaptable à toute autre langue
  • Adaptation et compatibilité avec tous les logiciels du marché
  • S’interface automatiquement avec StarSafe
StarParaph® et StarSafe® sont des marques déposées par APPIC.