ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE ET SÉCURISATION DES DOCUMENTS

Tous les documents, qu’ils soient entrants ou sortants, sont des candidats potentiels à un archivage électronique. Certains documents ne présentent qu’un intérêt provisoire (bons de livraison) et seront archivés, sans précaution particulière, pour une période limitée fixée à 6 mois. Les factures, en revanche, sont des documents « sensibles » car susceptibles d’être demandés par l’administration fiscale pendant plusieurs années. Outre une garantie d’archivage dans le temps pour un délai déterminé, il sera demandé que leur intégrité soit garantie à tout moment. De même pour des flux de type PES-V2 (flux XML) qui en outre peuvent être sujets à une sécurisation plus forte lorsqu’ils contiennent des informations relatives à des patients.

archivage électronique

Pourquoi archiver vos documents ?

Les documents relatifs aux Ressources Humaines – notamment les bulletins de salaire – ont également besoin d’être archivés longtemps, plus encore que les factures. De plus, ces documents exigent une confidentialité totale  : nul, en dehors du Président et du Directeur du service RH ne doit pouvoir accéder au salaire du Président !

Notre solution d’archivage électronique

Le module d’archivage électronique de la solution de gestion des documents (GEIDE) StarJet dispose de toute la couverture fonctionnelle requise pour satisfaire à l’ensemble de ces problématiques de manière souple, fiable et efficace. Appuyé sur des bases de données réputées pour leurs performances (Oracle et Microsoft SQL) , il dispose d’une interface web simple et intuitive pour quiconque sait utiliser un navigateur. A titre d’exemple, la formation de l’administrateur demande en général 2 jours, celle d’un utilisateur quelques minutes. Les documents archivés peuvent être de toutes origines : documents entrants préparés par le module de numérisation des documents, documents sortants générés par le module éditique, documents validés à l’issue d’un workflow (via le parapheur électronique) ou documents conçus par les différents logiciels bureautiques….

 

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