ACQUISITION DE DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES

StarOcr permet d'extraire l'information des documents numériques ou numérisés (BMP, TIF, GIF, JPG, PDF...) puis de les classer et de les indexer. Il alimente automatiquement les bases d’indexation utilisées par StarSafe. Son fonctionnement Client/Serveur permet de définir facilement des groupes de saisie et de correction des index pour un travail simultané.

POINTS CLÉS DE L’ACQUISITION DE DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES

La numérisation des documents papier peut être effectuée par des scanners de type TWAIN et ISIS.

Les images numérisées (JPG, BMP, TIF, PDF, PCX, ou PNG) sont automatiquement repositionnées (mécanisme d’ancrage) pour assurer l’alignement, la rotation et le parallélisme.

 

Les images sont analysées puis automatiquement par type de documents dans les dossiers adéquats grâce à une technique de reconnaissance automatique de documents (RAD).

A chaque dossier correspond un masque de contrôle qui définit la localisation et le type des index à extraire du document afin de le verser en archives électroniques.

 Pour chaque document d’un même dossier, un moteur OCR est utilisé pour détecter et reconnaitre automatiquement  les index qui doivent en être extraits.

Un contrôle poussé (champ obligatoire, champ optionnel, type de donnée…) est effectué. Les documents « océrisés » à 100% sont transférés dans le dossier « documents traités ».

Les autres sont conservés en attendant l’intervention d’un opérateur qui devra valider ou corriger les index récupérés et sur lesquels un doute subsiste.

A l’issue cette phase de préparation, les documents (images) peuvent être indexés et automatiquement versés dans l’archive électronique StarSafe qui convient au type de document traité.

 Si le document doit, en préalable à tout autre traitement, être soumis à un circuit de validation (workflow de documents), StarOCR peut le soumettre automatiquement à StarParaph, accompagné des différentes informations qui en ont été extraites, afin de garantir :

  • que le document franchira obligatoirement les différentes étapes du circuit de validation dont il relève,
  • qu’il ne pourra être ni altéré ni égaré,
  • que son suivi sera entièrement traçable, de son arrivée à son versement dans votre système d’archivage électronique sécurisé ou la fin de sa prise en compte fonctionnelle,
  • que vos interlocuteurs / usagers / correspondants verront leur courrier traité dans un délai acceptable.

A l’issue de son cycle de validation, le document peut bien entendu faire l’objet d’une impression, d’une signature électronique via StarSecure-LP7, voire se voir complété automatiquement par l’apposition d’une signature graphique sur l’emplacement défini préalablement.

 

L’extrême souplesse de StarOCR permet également de générer des fichiers de type CSV ou XML contenant  l’ensemble des éléments extraits du document d’origine.

Si ces éléments sont ceux nécessaires à l’indexation des documents dématérialisés qu’il a traités, ceux-ci deviennent alors disponibles pour tout logiciel d’archivage électronique.

 Son mode de fonctionnement Client/Serveur permet de séparer les différentes tâches à accomplir sur plusieurs postes de travail si le volume des documents à traiter le nécessite.

Il est ainsi possible de définir de véritables  pools de saisie ou de vidéo-codage pour augmenter encore la puissance de production.

  • Suppression de l’espace utile au stockage des documents papier,
  • Suppression du risque inhérent à la nature et à l’altération du support papier,
  • Optimisation des temps de recherche,
  • Capacité de création de lien logique entre des documents hétérogènes.


DÉCOUVREZ LES PRINCIPALES CARACTÉRISTIQUES
  • Interface graphique sous Windows
  • Architecture multiposte
  • Support des images aux formats BMP, GIF, JPG, TIF…
  • Support des fichiers PDF
  • Chargement manuel ou automatique des images à traiter
  • Fonctions de manipulation de l’image
  • Reconnaît jusqu’à 96 langues
  • Définition de la langue du document
  • Composition du jeu de caractères pour le contrôle des index
  • Gestion hiérarchisée des archives (classeur, dossier)
  • Gestion des rejets
  • Définition des champs d’indexation
  • Récupération de la structure des index des archives StarSafe
  • Contrôle de zone sur les champs d’indexation (format de reconnaissance)
  • Association de contraintes sur les champs d’indexation
  • Définition d’un masque d’indexation pour chaque type de document
  • Sélection de la position des index dans l’image à l’aide de la souris
  • Evaluation de l’index par OCR
  • Evaluation par lot
  • Génération d’un fichier résultat, au format CSV, des index pour une archive
  • Automatiquement interfacé avec StarParaph pour validation
  • Automatiquement interfacé avec StarSafe (SQL-Server ou Oracle) pour versement en archives
  • Interface possible avec d’autres systèmes d’archivage
  • Génération d’un fichier statistique sur les traitements réalisés

Configuration recquise pour l’acquisition de documents

Fonction sous Windows 98, Windows 2000, Windows XP et Windows 2003 Nécessite un minimum de 128 Mo de RAM – 256 Mo conseillé Définition minimale des images : 300 par 300

Disponible en langue française et anglaise (logiciel et manuel de référence)